Cùng với sự phát triển rầm rộ của các doanh nghiệp SME cũng như startup hiện nay, và mô hình văn phòng làm việc truyền thống đang dần bộc lộ những khuyết điểm thì mô hình văn phòng ảo tiện ích được ra đời. Thế nhưng nghe đến thuật ngữ “văn phòng ảo” chưa chắc nhiều người đã hiểu hết được sự ra đời của nó. Vậy hãy cũng Office 168 tham khảo bài viết dưới đây để có thêm thông tin cho dịch vụ văn phòng ảo ra đời cũng như nguyên nhân tại sao các doanh nghiệp SME, startup cần sử dụng dịch vụ này nhé!
Dịch vụ văn phòng ảo là gì?
Văn phòng ảo được biết đến là một loại văn phòng thông minh hay còn gọi là văn phòng 0m2, có khả năng đáp ứng hầu hết các yêu cầu như một văn phòng truyền thống. Gọi là “ảo” nhưng đây là một địa chỉ văn phòng có thật, được đơn vị dịch vụ cho thuê văn phòng cung cấp cho các doanh nghiệp.
Ralph Gregory thành lập một dịch vụ mang tên Virtual Office, ứng dụng thương mại của các văn phòng ảo tại Hoa Kỳ vào năm 1994. Đây cũng là tiền đề để dịch vụ văn phòng thông minh này phổ biến trên toàn thế giới sau này. Ở Việt Nam, dich vụ văn phòng ảo hiện nay đã phổ biến hơn rất nhiều với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp nước ngoài muốn đặt văn phòng tại Việt Nam.
Các doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ văn phòng để đăng ký địa chỉ kinh doanh. Bên cạnh đó, điểm khác biệt giữa văn phòng ảo và văn phòng truyền thống như: Có nhân viên lễ tân trực điện thoại, nhận thư từ, có trang bị phòng họp, phòng tiếp khách riêng. đầy đủ tiện nghi bàn ghế, máy lạnh, internet, và đầy đủ các thiết bị văn phòng sẽ giúp các doanh nghiệp tối ưu, tiết kiệm chi phí trong giai đoạn đầu.
Mô hình văn phòng ảo phổ biến
Khi sử dụng dịch vụ văn phòng ảo, sẽ có nhiều ưu điểm nổi bật như:
- Tiết kiệm tối đa chi phí
- Được sử dụng địa chỉ đẹp để đăng ký kinh doanh. Với ưu điểm này bạn sẽ sở hữu ngay một địa chỉ văn phòng đẹp tại quận trung tâm thành phố.
- Được sử dụng tất cả cơ sở vật chất khi thuê văn phòng ảo giá rẻ như: Bàn ghế, phòng họp, phòng tiếp khách, phòng giám đốc, wifi, máy lạnh, nước uống,…
- Có thể thuê văn phòng ảo ở các vị trí khác nhau để tạo điều kiện đến gần với khách hàng hơn.
Dịch vụ văn phòng ảo
Các đối tượng phù hợp với dịch vụ này gồm các cá nhân, startup, freelancer, các công ty nhỏ mới thành lập chưa có điều kiện thuê văn phòng làm việc truyền thống, các công ty của nước ngoài đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam. Hoặc các doanh nghiệp muốn thuê địa chỉ đăng ký kinh doanh đẹp, ngắn gọn, dễ nhớ nằm ở khu vực đẹp, trung tâm tiện nghi, dùng địa chỉ tiến hành giao dịch thuận tiện với khách hàng và đối tác.
Hiện nay, phương thức văn phòng ảo cho thuê rất phổ biến ở Việt Nam, đặc biệt là các thành phố lớn như TPHCM. Đây là hình thức kinh doanh hợp pháp. Do đó, bạn có thể yên tâm sử dụng dịch vụ văn phòng ảo nếu đang có nhu cầu mà không phải lo lắng về tính pháp lý của nó.
Nhiều doanh nghiệp SME, startup lựa chọn văn phòng ảo cho đơn vị của mình
Những lý do các doanh nghiệp SME, startup cần sử dụng dịch vụ văn phòng ảo
Văn phòng ảo được biết đến là giải pháp giải quyết không gian kinh doanh cho các doanh nghiệp. Cũng giống như Coworking Space, bạn sẽ không cần tốn quá nhiều chi phí cho việc thuê mặt bằng hàng tháng hoặc chi phí để xây dựng, đầu tư máy móc thiết bị cũng như cơ sở vật chất, trang trải, đầu tư mua bàn, ghế, máy lạnh và chi trả tiền điện nước hàng tháng mà bạn vẫn có thể sở hữu được một văn phòng tiện nghi, hiện đại có vị trí địa lý thuận lợi và các thiết bị cần thiết của một văn phòng giúp bạn có thể nhận và chuyển tiếp các cuộc gọi, thư từ, email, với hệ thống điện thoại liên lạc trực tuyến hiện đại do dịch vụ đó cung cấp.
>>Xem thêm: Top 5 đơn vị cho thuê chỗ ngồi làm việc uy tín tại TPHCM
1. Địa chỉ giao dịch tại trung tâm thành phố
Đa số dịch vụ cho thuê văn phòng ảo hiện nay đều sở hữu văn phòng nằm ở trung tâm thành phố với mục đích thuận tiện cho kinh doanh, giao dịch đối tác, vấn đề giao thông.
Office 168 cho thuê văn phòng ảo tại quận 1 – Trung tâm thành phố HCM
2. Văn phòng ảo khởi nghiệp là giải pháp tiết kiệm chi phí, thời gian và công sức
Lý do thứ hai mà các doanh nghiệp SME, startup cần lựa chọn sử dụng văn phòng ảo đó là tiết kiệm được một khoản chi phí không hề nhỏ. Rõ ràng, doanh nghiệp vẫn hoạt động chuyên nghiệp trong sự cảm nhận của các đối tác và các khách hàng. Thực tế thì bạn cũng rất chuyên nghiệp khi sử dụng văn phòng ảo.
Dù không cần bỏ ra 1 khoản chi phí lớn để thuê văn phòng, không phải trả lương cho các nhân viên lễ tân, không phải trả tiền cho các máy móc thiết bị, không phải trả tiền tiện ích bạn vẫn có được 1 văn phòng hoàn hảo. Điều này giúp bạn giảm bớt rất nhiều thời gian và công sức trong nhiều công đoạn của hoạt động điều hành doanh nghiệp và từ đó tập trung năng lực vào các hoạt động kinh doanh của mình.
Bạn có thể tiết kiệm được chi tiêu, chi phí đến 70% thay vì phải đi thuê một nơi nào đó để làm trụ sở văn phòng mà địa chỉ không đẹp, phải thuê bảo vệ, tạp vụ…
>>Xem thêm: Tìm hiểu các đặc trưng cơ bản của các doanh nghiệp SME
3. Khi thuê văn phòng ảo sẽ rất linh hoạt và không ràng buộc
Bạn có thể đi bất kì đâu nhưng công việc của bạn vẫn diễn ra bình thường, không sợ bất kỳ rào cản nào. Bởi lẽ, mỗi khi khách hàng gọi vào số điện thoại của công ty bạn vẫn sẽ được tiếp nhận và chuyển tới cho bạn mọi lúc, mọi nơi.
4. Văn phòng ảo khởi nghiệp sẽ tạo ấn tượng với khách hàng
Với địa chỉ kinh doanh tuyệt vời, các dịch vụ và hệ thống thông tin được tổ chức bài bản, chắc chắn hình ảnh của công ty bạn sẽ trở nên chuyên nghiệp.
5. Mở rộng thị trường của doanh nghiệp bạn:
Cũng như trên thị trường, Office 168 cũng có nhiều chi nhánh khắp các quận huyện trong thành phố, giúp việc đặt văn phòng của các startup, doanh nghiệp SME thuận tiện và nhanh chóng hơn.
Nếu bạn muốn khởi nghiệp với nguồn vốn eo hẹp, giải pháp tốt nhất cho công ty/doanh nghiệp bạn đó là tìm đến mô hình văn phòng ảo.
Hi vọng rằng những thông tin trong bài viết này sẽ giúp được bạn đọc, đặc biệt là startup hay các doanh nghiệp SME, có cái nhìn cụ thể hơn về văn phòng ảo. Từ đó có cho mình sự lựa chọn không gian làm việc phù hợp nhất cho sự phát triển của doanh nghiệp.
